Sytuacja początkowa
Słaba organizacja badań medycyny pracy: dużo błędów dostawcy i jego placówek partnerskich powodujących, że pracownik nie jest przyjęty na wizytę albo musi za nią zapłacić; rozbijanie badań na dwa/trzy dni albo na różne lokalizacje; nieuwzględnianie preferencji pracownika co do miejsca czy godziny wizyty; długie terminy oczekiwania.
Zdarzały się sytuacje niewykonania badań wstępnych przed zatrudnieniem, rodzące dodatkowe koszty i trudności organizacyjne po stronie Klienta, kiedy pracownik nie mógł być dopuszczony do wykonywania swojej pracy.
Problemy z badaniami wstępnymi zaczęły rzutować na cały program: pracownicy byli zrażeni, często nie chcieli być obejmowani dobrowolną opieką medyczną pomimo finansowania jej przez pracodawcę. Obowiązkowe badania stały się źródłem niezadowolenia pracowników i frustracji pracodawcy.
Aby spróbować zaradzić problemom Klient nawiązywał jednostkowe dodatkowo płatne współprace z różnymi przychodnimi w celu samodzielnego umówienia badań w sytuacjach krytycznych. Generowało to niepotrzebne koszty, gdyż ryczałtowa opłata za badania medycyny pracy wszystkich pracowników była opłacana w ramach umowy z podstawowym dostawcą.
Cele i oczekiwania
Klient zwrócił się do nas z prośbą o pomoc w znalezieniu nowego dostawcy opieki medycznej, poprawieniu warunków programu i usprawnieniu organizacji medycyny pracy.
Nasze działania
- Określenie źródeł problemów i analiza potrzeb Klienta.
Żeby uchwycić istotę problemu i rozważyć możliwe rozwiązania, oprócz rozmowy z działem HR Klienta i uzyskaniem danych o wykorzystaniu umowy od dostawcy opieki medycznej, w uzgodnieniu z Klientem przeprowadziliśmy ankietę wśród pracowników.
W trakcie analizy sytuacji okazało się, że z uwagi na duże rozproszenie miejsc pracy czasem problematyczne jest szybkie dostarczenie przez dział HR do nowego pracownika oryginału skierowania na badania wstępne. Dodatkowo, już po otrzymaniu skierowania, pracownicy często zwlekali z telefonem na infolinię dostawcy w celu umówienia badań. W konsekwencji dostawcy trudno było znaleźć dogodny termin i badania umawiane były już po dacie rozpoczęcia pracy. Ponadto z wypowiedzi pracowników w ramach ankiety wynikło, że pracownicy nie do końca znają możliwości i sposób działania programu w zakresie dobrowolnej opieki medycznej.
- Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań.
W pierwszej kolejności, w oparciu o potrzeby i oczekiwania pracodawcy i pracowników oraz biorąc pod uwagę możliwości rynkowe, opracowaliśmy założenia do nowego programu. Po ich uzgodnieniu z Klientem przeprowadziliśmy konkursu ofert uwzględniający różnych dostawców: zarówno ubezpieczycieli oferujących ubezpieczenia zdrowotne jak i firmy medyczne oferujące abonamenty. Zaprezentowaliśmy Klientowi raport opisujący szczegółowo możliwości poszczególnych dostawców.
Zarekomendowaliśmy wybór nowego dostawcy zapewniającego:
- dużą liczbę placówek na terenie całego kraju, także w mniejszych miejscowościach – co ma przełożenie na poprawę dostępności usług;
- akceptację e-skierowań na badania medycyny pracy – brak konieczności dostarczania pracownikowi papierowego oryginału;
- obsługę zgłoszeń na badania medycyny pracy przez portal dostawcy – dostawca dowiaduje się o wystawieniu skierowaniu natychmiast, bez dodatkowego powiadamiania;
- inicjowanie umawiania badań przez dostawcę – szybki kontakt infolinii z pracownikiem, niezwłocznie po wystawieniu skierowania, więcej czasu na dobór dogodnego terminu i miejsca badania;
- dodatkowe funkcje w portalu obsługowym ułatwiające pracę działu HR – np. przypomnienia o badaniach okresowych.
Ponadto wynegocjowaliśmy zapisy umowne zobowiązujące dostawcę do zrealizowania badań medycyny pracy w określonym terminie od zgłoszenia oraz umożliwiające Klientowi zwrot kosztów w przypadku konieczności samodzielnej organizacji badań z powodu niewywiązania się dostawcy z terminu.
W celu poprawy postrzegania opieki medycznej przez pracowników przygotowaliśmy wspólnie z nowym dostawcą przyjazną komunikację do pracowników: ulotki i webinary objaśniające zakres opieki i zasady korzystania.
Rezultaty
- Znacząca poprawa terminowości umawiania badań medycyny pracy, istotne zmniejszenie liczby błędów po stronie dostawcy.
- Odciążenie działu HR Klienta.
- Wzrost satysfakcji pracowników z programu i zwiększenie liczby osób, które zgłosiły się do dodatkowej opieki medycznej.
Podsumowanie
Cały proces od zgłoszenia się do nas Klienta do etapu wdrożenia zajął około 3 miesiące. Efektem była zmiana dostawcy oraz ulepszona i bardziej zinformatyzowana organizacja badań medycyny pracy, znacznie ułatwiająca pracę działu HR. Obecnie na bieżąco monitorujemy realizację programu przez dostawcę, służąc Klientowi wsparciem.